¿QUÉ ES EL PROTOCOLO FAMILIAR? RESOLVEMOS SIETE DUDAS FRECUENTES

En entradas anteriores hablábamos del relevo generacional de las empresas familiares y, en particular, de las empresas familiares rurales, así como de la importancia del protocolo familiar y el testamento para asegurar el relevo.

En esta entrada, nos vamos a centrar en el protocolo familiar, y vamos a contestar a las SIETE PREGUNTAS MÁS FRECUENTES que nos suelen plantear las empresas cuando comenzamos a planificar su sucesión de empresa.

En primer lugar, hay que explicar en qué consiste la planificación sucesoria de la empresa. Como su nombre indica, se trata de regular los diferentes aspectos que permitirán que la empresa continúe operando, sin que su viabilidad se resienta, cuando los socios actuales se jubilen o se retiren de la empresa y entre una nueva generación de socios.

La planificación sucesoria se compone de una serie de documentos jurídicos que resultan clave, entre todos ellos, para regular con éxito el relevo a la siguiente generación.

1. ¿EN QUÉ CONSISTE EL PROTOCOLO FAMILIAR?

El protocolo familiar es el primer instrumento para comenzar a regular el relevo generacional, pues es un documento base en donde los miembros de la familia con implicación en la empresa (sean socios o no) recogen todos los pactos, tanto jurídicos como morales y familiares, a los que se comprometen y que consideran convenientes para regular sus relaciones internas, la política de retribuciones y distribución de dividendos, requisitos para entrar en la empresa o adquirir la condición de socio, incentivos para la salida de los socios, entre otros pactos.

Dicho de otro modo, el protocolo familiar persigue dos grandes finalidades:

1. Asentar un modelo de comunicación entre los familiares con implicación en la empresa para anticiparse a posibles conflictos o, en su caso, resolver aquellos que finalmente se presenten, para que finalmente no se ponga en riesgo la continuidad de la empresa.

Por ejemplo, regular la política de retribuciones y el mérito, para que todos los trabajadores que ocupen el mismo puesto, sean o no familiares, perciban la misma remuneración y que, en caso de desigual retribución, se deba a supuestos previstos en una norma y conocidos por todos, y no solo se deba a los lazos familiares.

2. Establecer todos los pactos relacionados con la transmisión de la empresa o de las participaciones sociales, tanto a los familiares para dar entrada a la siguiente generación, como a terceros ajenos a la familia, y que permiten asegurar la continuidad de la empresa en la rama familiar.

Por ejemplo, limitar las personas a las que se le pueden vender participaciones sociales para que estas siempre estén, al menos en gran medida, en manos de la rama familiar y la empresa no pierda su condición de “familiar”.

2. ¿SOLO PUEDEN HACER EL PROTOCOLO FAMILIAR LAS GRANDES EMPRESAS?

No.

No existe un límite mínimo y, mucho menos máximo, de personas que deban formar parte de la empresa para poder otorgar el protocolo familiar, solo es imprescindible que haya varios miembros de la familia y que la empresa tenga la intención de continuar con las siguientes generaciones.

Así pues, podrán realizar un protocolo familiar tanto autónomos agrupados en comunidades de bienes o sociedades civiles, como sociedades mercantiles tales como la SAT, la Cooperativa o la SL, entre otras.

Por supuesto, cuantos más miembros de la familia haya dentro de la empresa, más alta será la probabilidad de que haya conflictos familiares que puedan avocar a la empresa a su cierre, y por tanto, más recomendable resulte tener un protocolo familiar. No obstante, los conflictos familiares comienzan desde las pequeñas familias, por lo que no está de más que el protocolo familiar, más o menos extenso, se encuentre en todas las empresas familiares.

3. ¿QUIÉN ELABORA EL PROTOCOLO FAMILIAR?

Su elaboración es una tarea multidisciplinar, lo que quiere decir que el contenido del protocolo familiar tendrá relación con la rama jurídica,  con la económica, e incluso con la psicológica, pues habrá que lidiar con los conflictos familiares existentes y prever los futuros.

Por eso, para conseguir un protocolo familiar que realmente cumpla con su objetivo de relevo generacional, y a su vez se adecúe a la legalidad, deberemos contar con un abogado mercantilista que lo realice.

El abogado no solo debe ceñirse a mantener la estructura del protocolo familiar, sino que debe:

1. Analizar la situación de la empresa y de la familia.
2. Identificar los pactos más convenientes para todos, pero sobre todo para conseguir el relevo generacional, que se ajuste con la situación empresarial-familair concreta.
3. Negociar con todos los miembros de la familia el contenido de cada pacto para que sean realmente viables y de efectivo cumplimiento.
4. Fomentar la comunicación entre los familiares implicados en la empresa y ayudar, durante el proceso de formación del protocolo familiar, a lidiar o incluso resolver los pequeños conflictos familiares que pueda haber abiertos en ese momento y que puedan afectar o entorpecer la continuidad de la empresa.

4. ¿CUÁL ES EL MEJOR MOMENTO PARA FORMALIZAR UN PROTOCOLO FAMILIAR?

A diferencia de lo que podría pensarse, el protocolo familiar no debería realizarse a pocos años o incluso meses de que se prevea la jubilación del / los socios y la entrada en la empresa de la nueva generación de socios, pues necesita de cierta periodo de tiempo para asentarse y consolidarse.

No hay un plazo legal establecido para formalizarlo, por lo que la antelación con la que se deba comenzar a preparar el protocolo familiar dependerá de la empresa concreta, la situación familiar, la intención de los socios sobre la edad con la que quieren comenzar a retirarse, la edad misma de los socios, etc.

Por regla general, nos aventuramos a decir que sería una buena antelación comenzar a planificar la sucesión (comenzando con el protocolo familiar) con unos 25 años de antelación a la jubilación definitiva del socio.

Eso sí, se recomienda que el protocolo familiar se lleve a cabo cuando la situación familiar se encuentre en un buen momento, y no existan grandes conflictos familiares.

5. ¿QUIÉN FIRMA EL PROTOCOLO FAMILIAR?

Lo recomendable es que lo firmen todos los familiares que trabajen en la empresa, sean socios o no, y la propia sociedad, pues habrá pactos que afecten a la sociedad como tal y no a sus miembros.

Ahora bien, es un documento voluntario, por lo que puede ser firmado por todos ellos, o solo por algunos. Eso sí, en el mismo momento de la firma, el protocolo vinculará a todos los firmantes, si bien solo los pactos que se inscriban en el Registro Mercantil (previo a incluirse en los Estatutos sociales) serán oponibles y se podrá exigir su cumplimiento.

A este respecto debemos matizar que no todos los pactos del protocolo podrán inscribirse, pues no todos tendrán un contenido jurídico, pero no por ello esos pactos no jurídicos (considerados morales o familiares) serán inválidos. Lo que supondrá es que, en caso de incumplimiento, no se podrá exigir su cumplimiento.

6. ¿SE PUEDE REVISAR EL PROTOCOLO FAMILIAR?

Se puede y se debe.

El protocolo familiar pretende ser un documento vivo, que debe revisarse todas las veces que se considere necesario durante la vida de la empresa para garantizar que sigue ajustándose a la situación actual de la empresa y la famila, sigue dando respuesta y siendo útil, y sigue permitiendo solventar todos los obstáculos para garantizar la continuidad de la empresa.

En especial, conviene revisar el protocolo cuando se haya cumplido algún pacto que haya supuesto un cambio muy característico en el devenir de la empresa que convenga incluir y actualizar; y también tras cada nueva entrada de un miembro de la familia y tras cada relevo generacional.

En definitiva, el protocolo no es como los Estatutos Sociales que tienen un cotenido mínimo, general y básico, y que su utilidad principal es permitir la constitución de la empresa, pero, que tras esta, apenas suelen presentar modificaciones.  

7. ¿ES OBLIGATORIO INSCRIBIR EL PROTOCOLO FAMILIAR?

No, pero sí es conveniente, al menos, inscribir ciertos pactos que tienen una índole más jurídica. Este es el caso de la política de transmisibilidad de las participaciones sociales.

El protocolo familiar, como su nombre indica, contendrá ciertos pactos familiares o morales que resulten demasiado íntimos como para que sean conocidos por todos, por lo que se les podrá dar un carácter reservado para no inscribirlos en el Registro Mercantil. Incluso, según el contenido del pacto, no podrán ser inscritos, aunque se quiera.

Sin embargo, otros pactos con una índole más jurídica y sin tanta vinculación familiar, es conveniente incluirlos en los Estatutos sociales e inscribirlos en el Registro Mercantil.

¿Y DESPUÉS DEL PROTOCOLO, QUÉ?

El protocolo familiar es un documento jurídicamente incompleto. Esto no quiere decir que no sea válido o útil, todo lo contrario. Solo supone que ciertos pactos contenidos en el protocolo deberán cumplirse necesariamente formalizando otros documentos, como el testamento.

Por ejemplo, en el protocolo podremos recomendar que los socios se casen en régimen de separación de bienes, pero para que efectivamente los socios se casen en dicho régimen, deberán formalizar una escritura pública de capitulaciones matrimoniales ante Notario. Por consiguiente, el pacto del protocolo será válido, pero solo podrá cumplirse cuando se otorguen las capitulaciones matrimoniales.

Por tanto, después del protocolo deberemos tener presente formalizar los correspondientes documentos a los que los pactos estén vinculados para su cumplimiento, y, una vez otorgados, incluirlos como anexo al protocolo.

El documento que, en este sentido, se formaliza justo después de finalizar el protocolo familiar es el testamento, pues hay cierta regulación de la sucesión de la empresa que conviene hacer mortis causa.