Diez preguntas frecuentes que se plantean los autónomos sobre el registro retributivo y el registro de la jornada laboral

Por Raquel Feria, cofundadora de Feria & Redondo.

Abogada y asesora jurídica de empresas.

Todas las empresas, incluidos los autónomos con empleados, tienen que realizar dos registros obligatorios, independientemente de su tamaño: el registro retributivo o salarial, y el registro laboral o de la jornada de trabajo.

Sin embargo, y pese al tiempo que se ha dado de margen para que las empresas pudieran implantar correctamente estos registros, una gran parte de los pequeños negocios y, en su mayoría, los autónomos, no han implantado aún el registro retributivo y realizan incorrectamente el registro laboral.

Las principales razones se deben, por un lado, al coste que supone contratar a un profesional que los realice, y, por otro lado, a la complejidad que entraña para el autónomo realizarlos por sí mismo de manera adecuada. Esto ha desembocado en que muchos autónomos hayan utilizado programas informáticos no muy exhaustivos que les han emitido informes incorrectos que no les han permitido pasar las inspecciones de trabajo.

Por todo esto, están aumentando las inspecciones de trabajo y estas están trayendo consigo sanciones económicas que, en el peor de los casos, pueden poner en riesgo la continuidad del negocio. Y es por eso que en esta entrada queremos resolver las principales dudas que les surgen a los autónomos en relación a estos dos registros.

 

1. ¿DESDE CUÁNDO ES OBLIGATORIO TENER IMPLANTADO ESTOS REGISTROS?

El registro retributivo o salarial es obligatorio desde abril de 2021 cuando entró en vigor el Real-Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, mientras que el registro laboral o de la jornada de trabajo es obligatorio desde antes incluso, en concreto desde 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019 para la protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

 

2. ¿QUÉ EMPRESARIOS TIENEN LA OBLIGACIÓN DE IMPLANTAR ESTOS REGISTROS?

Todas las empresas que tengan trabajadores asalariados, incluidos los autónomos, sin importar su tamaño.

 

3. ¿Y SI NO TENGO MUJERES EN MI PLANTILLA, TAMBIÉN DEBO TENER EL REGISTRO RETRIBUTIVO?

Sí, aunque el objetivo del registro retributivo es demostrar que hombres y mujeres que trabajan en el mismo puesto perciben el mismo salario, los empresarios están obligados a contar con este registro aunque no tengan mujeres en su plantilla.

 

4. ¿EN QUÉ CONSISTE CADA REGISTRO?

El registro retributivo es un informe que debe contener de forma separada las retribuciones de hombres y de mujeres de cada puesto de trabajo, pues su finalidad es demostrar que todos los que tienen el mismo puesto de trabajo perciben el mismo salario, sin importar su género.

Por su parte, el registro laboral es un informe que debe contener el registro horario exhaustivo de la jornada laboral, incluyendo de forma detallada las horas de entrada y salida de los empleados y los descansos que se realizan.

 

5. ¿SE PUEDE REALIZAR EL REGISTRO LABORAL EN HOJAS DE PAPEL?

Muchas empresas, sobre todo los autónomos, vienen utilizando hojas de papel (por ejemplo, en formato Excel) para registrar la jornada laboral de sus trabajadores como forma de cumplir así con el registro laboral obligatorio, y esto levantó muchos problemas que hicieron plantearse si era válido este método de registro.

En el Estatuto de los Trabajadores no se matiza esta cuestión, y en la Guía que tiene publicada el Ministerio de Trabajo establece expresamente la validez de todos los formatos, sistemas o medios, en soporte papel o telemático, siempre que suministren una información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori por el empresario o por el trabajador.

¿Permite, entonces, el papel asegurar que la información cumpla estos requisitos? Se preguntó la Audiencia Nacional en una sentencia emitida recientemente.

Por lo que la validez de las hojas de papel ha quedado en entredicho, pero aún no se ha resuelto definitivamente es tacuestión. Así pues, para no arriesgarnos a que el Inspector de Trabajo interprete esta cuestión en nuestra contra, se recomienda emplear otros métodos más fiables.

 

6. ¿ME PUEDEN PEDIR ESTOS REGISTROS SI ME INSPECCIONAN POR OTRO MOTIVO?

Sí, de hecho, en la mayoría de inspecciones se exigen, entre otra documentación, los registros retributivo y de jornada laboral, y es por este motivo por el que las sanciones han aumentado considerablemente en los últimos meses.

 

7. ¿PUEDEN INSPECCIONARME SIN PREVIO AVISO?

Sí, la inspección podrá hacerse de dos formas: con o sin previo aviso, y las dos son igualmente válidas.

 

8. ¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE LA INSPECCIÓN CON O SIN PREVIO AVISO?

La inspección con previo aviso nos permite conocer en qué fecha va a tener lugar la inspección  y contar con ese margen de tiempo para realizar, a marchas forzadas, los registros adecuadamente para, en el momento en que se persone el inspector, cumplir con la normativa y evitar así la sanción.

Mientras que las inspecciones sin previo aviso no nos da este margen de tiempo, por lo que si no tenemos la documentación correcta y exigible, con toda probabilidad seremos sancionados. De ser el caso, se levantará acta con la sanción oportuna, y tendremos dos semanas para implantar correctamente los registros, sin perjuicio de tener que pagar la sanción en el plazo indicado en el acta.

 

9. ¿A CUÁNTO OSCILAN LAS SANCIONES?

Las infracciones pueden ser leves o graves.

Las leves conlleva una sanción que oscila entre 70 y 750 euros y las graves entre 751 y 7.500 euros.

No obstante estas sanciones pueden verse incrementadas entre 7.501 a 225.018 euros si del documento se extrae la conclusión de que se está produciendo una desigualdad.

Para concretar la sanción dentro de las orquillas que acabamos de exponer, se tendrá en cuenta el tamaño de la empresa y el contexto. No será lo mismo una empresa que tiene solo dos trabajadores, a una empresa que tengan ocho trabajadores.

 

10. ¿QUÉ INFRACCIÓN SUPONE NO DISPONER DE LOS REGISTROS OBLIGATORIOS?

La infracción será grave, por lo que la sanción oscilará entre los 751 y los 7.500 euros.

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